Case Study: 35-Mitarbeiter-Metallbau spart 17.000 € pro Jahr

Die meisten Digitalisierungs-Artikel bleiben abstrakt. Dieser hier nicht: ich zeige Ihnen einen realen Kunden, den wir seit 18 Monaten betreuen — mit allen Zahlen vor und nach unserer Arbeit. Aus Rücksicht auf den Inhaber nennen wir ihn hier „Hartmann Metallbau” (Name geändert, restliche Details original).

Der Betrieb

• Branche: Metallbau, Schwerpunkt Balkon- und Treppenanlagen
• Ort: Chemnitz
• Mitarbeiter: 35 (davon 4 im Büro, 31 in Produktion und Montage)
• Jahresumsatz (vor Projekt): ca. 4,2 Mio. €
• Gründungsjahr: 1998, zweite Generation führt den Betrieb seit 2019
• Unser Kontakt: Kerstin R., Mit-Inhaberin und kaufmännische Leitung

Der Ausgangszustand (Januar 2024)

Kerstin hatte mich auf einer Veranstaltung der IHK Chemnitz angesprochen. Ihr Hauptproblem lässt sich in einem Satz zusammenfassen: „Wir wachsen, aber jeder zweite Wachstumsschritt kostet mich einen Nerv.” Konkret:

Problem 1: Lagerbestand in Excel

Die Warenwirtschaft lag seit Jahren in einer 17-Reiter-Excel-Datei, die nur der Lagerist pflegte. Wenn er Urlaub hatte, konnte keiner sagen, wie viele Profile gerade da waren. Die Konsequenz: zwei Produktionsstopps pro Quartal, weil auf der Baustelle Material fehlte. Jeder Stopp kostete 400–800 €.

Problem 2: Bestellungen per E-Mail

Bestellungen an die drei Haupt-Lieferanten gingen per E-Mail mit einem ungefähren Excel-Export als Anhang. Fehler kamen regelmäßig vor — falsche Mengen, falsche Abmessungen, falsche Liefertermine. Durchschnittlich zwei Reklamationen pro Monat bei einem Lieferanten allein.

Problem 3: Zeiterfassung handschriftlich

Die Monteure trugen Stunden auf Zetteln ein, die Kerstin abends abtippte. Das bedeutete jede Woche 3–4 Stunden Abtipperei plus die Nachkalkulation, die entsprechend hinterherhing. Zur Konsequenz: Ob ein Auftrag gewinnbringend war, wusste Kerstin erst 6–8 Wochen später.

Problem 4: Keine Abweichungs-Warnung

Wenn ein Lieferant die Preise erhöhte, bemerkten sie das erst bei der Rechnungsprüfung. Im schlimmsten Fall waren drei Lieferungen schon eingegangen, bevor jemand die neue Preisliste im Blick hatte.

Was wir gemacht haben

Phase 1: Prozess-Audit (Woche 1)

Ich saß drei Tage bei Hartmann vor Ort. Erster Tag: beim Lageristen. Zweiter Tag: im Büro bei Kerstin. Dritter Tag: auf der Baustelle bei einem Monteur.

Das Ergebnis war keine komplette Software-Migration, sondern drei klar abgegrenzte Bausteine, die wir nacheinander umsetzen konnten:

Phase 2: Warenwirtschaft (Wochen 2–7)

Wir haben die Excel-Tabelle in ein echtes Warenwirtschaftssystem überführt (WeClapp — kein großer Name, aber DSGVO-konform, deutsche Server, faire Preise). Dabei:

• Alle Bestände aus Excel migriert (nur die 280 wirklich genutzten Artikel, nicht alle 800)
• Mindestbestand pro Artikel definiert — gemeinsam mit dem Lageristen, nicht am grünen Tisch
• Automatische Warnung ab Mindestbestand → Lagerist bekommt E-Mail, Kerstin bekommt Dashboard-Anzeige

Phase 3: Lieferanten-Schnittstelle (Wochen 6–9)

Parallel: die drei Haupt-Lieferanten haben wir per EDI bzw. strukturierter E-Mail angebunden:

• Bestellung aus WeClapp → automatisches Einfügen in E-Mail-Template → ein Klick → raus
• Auftragsbestätigung des Lieferanten wird automatisch gegen die Bestellung abgeglichen — Abweichungen (Menge, Preis, Termin) werden farbig hervorgehoben
• Preisliste-Import monatlich automatisiert — bei einem Preisanstieg von mehr als 3 % kommt Kerstin eine Mail

Phase 4: Mobile Zeiterfassung (Wochen 8–12)

Jeder Monteur bekam eine einfache App aufs Diensthandy (auf Basis von AppSheet — man zieht es in 2 Stunden zusammen, wenn man weiß wie):

• Morgens: „Einstempeln”, Projekt aus Liste wählen
• Mittagspause: „Pause”
• Feierabend: „Ausstempeln” plus optionale Notiz
• Daten fließen automatisch in die Nachkalkulation

Die Zahlen, 18 Monate später

Kennzahl	Vorher	Nachher	Differenz
Produktionsstopps (Material fehlt)	8 pro Jahr	0	−100 %
Reklamationen bei Lieferanten	24 pro Jahr	6	−75 %
Zeit Nachkalkulation	3 Std./Woche × 52 = 156 Std.	0,5 Std./Woche × 52 = 26 Std.	−83 %
Dauer bis Auftrag-Deckungsbeitrag bekannt	6–8 Wochen	2 Tage	−96 %
Lagerbindung Ø	185.000 €	115.000 €	−38 %
Warnung vor Preiserhöhungen	nachträglich	vorab	nicht quantifizierbar
Kerstins Wochenarbeitszeit	58 h	42 h	−28 %

Was das in Euro bedeutet

Das ist die Frage, die Geschäftsführer am meisten interessiert. Hier die Rechnung, so wie wir sie mit Kerstin zusammengestellt haben:

Einsparung pro Jahr

• Vermiedene Produktionsstopps: 4.800 € (8 × 600 €)
• Wegfall Reklamations-Aufwand: 3.600 € (18 × 200 € interner Aufwand)
• Freigestellte Kerstin-Zeit: 130 Std. × 45 € = 5.850 €
• Verringerte Lagerbindung (Kapitalkosten + Lager-Nutzung): 2.800 €

Summe Einsparung: ca. 17.000 € pro Jahr

Investition

• Einmalige Implementierung: 14.500 € (davon 50 % aus „Digital Jetzt”-Förderung zurückerstattet → effektive Belastung 7.250 €)
• Monatliche Betreuung: 620 € × 12 = 7.440 €
• Lizenzen (WeClapp, AppSheet): ca. 1.800 € im Jahr

Jahreskosten laufend: ca. 9.240 €

Bilanz Jahr 1 (mit Förderung)

Kosten Jahr 1: 7.250 € + 9.240 € = 16.490 € Einsparung Jahr 1: ca. 17.000 € → Selbstfinanzierend ab Monat 12.

Bilanz Jahr 2 und danach

Kosten: nur noch laufende 9.240 €/Jahr Einsparung (mit Lerneffekten tendenziell steigend): 17.000–20.000 €/Jahr → Netto-Gewinn ca. 8.000–11.000 € pro Jahr.

Das Zitat von Kerstin

„Wir haben vorher drei andere Angebote bekommen. Eins war doppelt so teuer, eins war unklar formuliert, eins war zu billig und klang wie Schulprojekt. Nulogic war das mittlere Angebot, aber mit dem einzigen Berater, der bei uns Kaffee trank, bevor er Powerpoint gemacht hat. Das hat den Unterschied gemacht. Heute rufe ich bei technischen Fragen dort an, als wäre es meine eigene IT-Abteilung — und das für einen Bruchteil dessen, was eine hauseigene IT kosten würde.”

— Kerstin R., Mit-Inhaberin Hartmann Metallbau (Name aus Rücksicht geändert)

Was Sie daraus mitnehmen können

1. Nicht alles auf einmal. Drei klar abgegrenzte Bausteine waren machbar. Ein Monster-Projekt wäre gescheitert. Sprechen Sie mit jedem potentiellen Dienstleister auch darüber, was er Ihnen nicht verkaufen will.

2. Messen Sie vorher. Ohne die Vorher-Zahlen könnten wir heute nicht beweisen, dass es funktioniert hat. Notieren Sie schon vor dem Projektstart: Wie oft passiert X? Wie lange dauert Y? Wie viele Fehler habe ich?

3. Förderung einrechnen — aber nicht zur Voraussetzung machen. Digital Jetzt hat die Rechnung leichter gemacht, aber das Projekt hätte sich auch ohne Zuschuss nach 18 Monaten selbst getragen. Wenn Ihr Projekt nur mit Förderung rechnet, prüfen Sie es nochmal kritisch.

4. Mitarbeiter früh einbinden. Ohne den Lageristen hätten wir die falschen Mindestbestände gesetzt. Ohne den Monteur wäre die App nicht bedienbar geworden. Software-Projekte sind immer Organisations-Projekte.

Passt das zu Ihnen?

Wenn Sie sich in Teilen dieser Geschichte wiedererkennen — Excel-Lager, Lieferanten-Chaos, handschriftliche Zeiterfassung — dann liegt bei Ihnen höchstwahrscheinlich ein ähnlicher Hebel versteckt.

Erstgespräch vereinbaren → und wir schauen gemeinsam, wo bei Ihnen der vergleichbare Hebel liegt. Oder direkt ausführlich per Prozess-Audit vor Ort (1–3 Tage, ab 1.500 €, bei Beauftragung voll verrechnet).

---

Foto: Wolfgang Weiser via Pexels (https://www.pexels.com/photo/industrial-locomotive-at-historic-museum-site-29885237/)