Wie ein Metallbaubetrieb mit 35 Mitarbeitern 17.000 € im Jahr spart

Über Digitalisierung liest man viel Allgemeines. Hier geht es um einen Betrieb, den wir seit 18 Monaten betreuen, mit den Zahlen von vorher und nachher. Wir nennen ihn „Hartmann Metallbau“.

Hinweis: Der Fall in diesem Artikel ist ein zusammengesetztes Beispiel aus unserer Praxis. Namen und Zahlen sind verändert.

Der Betrieb

• Branche: Metallbau, vor allem Balkone und Treppen
• Ort: Chemnitz
• Mitarbeiter: 35, davon 4 im Büro und 31 in Produktion und Montage
• Jahresumsatz vor dem Projekt: rund 4,2 Mio. €
• Gegründet: 1998, seit 2019 in zweiter Generation
• Unsere Ansprechpartnerin: Kerstin R., Mit-Inhaberin und kaufmännische Leiterin

Der Ausgangszustand (Januar 2024)

Kerstin sprach mich auf einer Veranstaltung der IHK Chemnitz an. Ihr Problem fasste sie in einem Satz zusammen: „Wir wachsen, aber jeder zweite Wachstumsschritt kostet mich einen Nerv.“ Im Einzelnen sah das so aus.

Problem 1: Lagerbestand in Excel

Die Warenwirtschaft steckte seit Jahren in einer Excel-Datei mit 17 Reitern. Gepflegt hat sie nur der Lagerist. War er im Urlaub, konnte keiner sagen, wie viele Profile noch da waren. Zweimal im Quartal stand deshalb die Produktion, weil auf der Baustelle Material fehlte. Jeder Stillstand kostete 400–800 €.

Problem 2: Bestellungen per E-Mail

An die drei Hauptlieferanten gingen Bestellungen als E-Mail, mit einem groben Excel-Export im Anhang. Dabei passierten regelmäßig Fehler: falsche Mengen, falsche Maße, falsche Liefertermine. Allein bei einem Lieferanten kamen im Schnitt zwei Reklamationen im Monat zusammen.

Problem 3: Zeiterfassung auf Zetteln

Die Monteure schrieben ihre Stunden auf Zettel, Kerstin tippte sie abends ab. Das waren jede Woche 3–4 Stunden Abschreiben. Die Nachkalkulation hinkte entsprechend hinterher. Ob ein Auftrag Geld gebracht hatte, wusste Kerstin erst nach 6–8 Wochen.

Problem 4: Keine Warnung bei Preisänderungen

Erhöhte ein Lieferant die Preise, fiel das erst bei der Rechnungsprüfung auf. Im schlimmsten Fall waren schon drei Lieferungen im Haus, bevor jemand die neue Preisliste gesehen hatte.

Was wir gemacht haben

Phase 1: Prozess-Audit (Woche 1)

Ich war drei Tage bei Hartmann vor Ort. Am ersten Tag stand ich beim Lageristen, am zweiten saß ich bei Kerstin im Büro, am dritten fuhr ich mit einem Monteur auf die Baustelle.

Heraus kamen drei klar abgegrenzte Bausteine, die wir nacheinander umsetzen konnten. Eine komplette Umstellung aller Software stand nie zur Debatte.

Phase 2: Warenwirtschaft (Wochen 2–7)

Wir haben die Excel-Tabelle in ein richtiges Warenwirtschaftssystem übertragen. Die Wahl fiel auf WeClapp: kein großer Name, aber DSGVO-konform, mit Servern in Deutschland und fairen Preisen. Dabei haben wir:

• nur die 280 Artikel übernommen, die der Betrieb wirklich nutzt, statt aller 800,
• für jeden Artikel einen Mindestbestand festgelegt, zusammen mit dem Lageristen und nicht vom Schreibtisch aus,
• eine Warnung eingerichtet: Fällt ein Artikel unter den Mindestbestand, bekommt der Lagerist eine E-Mail und Kerstin sieht es auf ihrem Dashboard.

Phase 3: Anbindung der Lieferanten (Wochen 6–9)

Parallel haben wir die drei Hauptlieferanten per EDI oder strukturierter E-Mail angebunden:

• Die Bestellung aus WeClapp landet in einer E-Mail-Vorlage. Ein Klick, und sie ist raus.
• Das System gleicht die Auftragsbestätigung des Lieferanten mit der Bestellung ab und markiert Abweichungen bei Menge, Preis und Termin farbig.
• Einmal im Monat liest das System die Preislisten ein. Steigt ein Preis um mehr als 3 %, bekommt Kerstin eine Mail.

Phase 4: Zeiterfassung per Handy (Wochen 8–12)

Jeder Monteur bekam eine einfache App aufs Diensthandy. Wir haben sie mit AppSheet erstellt; wer das Werkzeug kennt, hat so etwas in 2 Stunden stehen.

1. Morgens: „Einstempeln“ tippen und das Projekt aus der Liste wählen.
2. Mittags: „Pause“.
3. Feierabend: „Ausstempeln“, bei Bedarf mit einer kurzen Notiz.
4. Die Daten gehen ohne Umweg in die Nachkalkulation.

Die Zahlen nach 18 Monaten

Kennzahl	Vorher	Nachher	Differenz
Produktionsstopps wegen fehlenden Materials	8 pro Jahr	0	−100 %
Reklamationen bei Lieferanten	24 pro Jahr	6	−75 %
Zeit für die Nachkalkulation	3 Std./Woche × 52 = 156 Std.	0,5 Std./Woche × 52 = 26 Std.	−83 %
Bis der Deckungsbeitrag eines Auftrags feststeht	6–8 Wochen	2 Tage	−96 %
Durchschnittlich gebundenes Kapital im Lager	185.000 €	115.000 €	−38 %
Warnung bei Preiserhöhungen	im Nachhinein	im Voraus	nicht in Zahlen fassbar
Kerstins Wochenarbeitszeit	58 h	42 h	−28 %

Was das in Euro bedeutet

Diese Frage stellen Geschäftsführer zuerst. Hier die Rechnung, wie wir sie mit Kerstin aufgestellt haben.

Einsparung pro Jahr

• Vermiedene Produktionsstopps: 4.800 € (8 × 600 €)
• Weniger Aufwand für Reklamationen: 3.600 € (18 × 200 € interner Aufwand)
• Gewonnene Zeit von Kerstin: 130 Std. × 45 € = 5.850 €
• Weniger Kapital im Lager (Kapitalkosten und Lagerfläche): 2.800 €

Summe: rund 17.000 € pro Jahr

Investition

• Einmalige Umsetzung: 14.500 €. Die Hälfte kam aus der Förderung „Digital Jetzt“ zurück, der Betrieb trug also 7.250 €.
• Monatliche Betreuung: 620 € × 12 = 7.440 €
• Lizenzen für WeClapp und AppSheet: rund 1.800 € im Jahr

Laufende Kosten: rund 9.240 € pro Jahr

Bilanz im ersten Jahr (mit Förderung)

• Kosten: 7.250 € + 9.240 € = 16.490 €
• Einsparung: rund 17.000 €

Ab dem zwölften Monat trägt sich das Projekt selbst.

Bilanz ab dem zweiten Jahr

• Kosten: nur noch die laufenden 9.240 € im Jahr
• Einsparung: 17.000–20.000 € im Jahr, mit der Zeit eher mehr, weil das Team dazulernt

Unterm Strich bleiben jedes Jahr rund 8.000–11.000 € übrig.

Was Kerstin heute sagt

„Wir hatten vorher drei andere Angebote. Eins war doppelt so teuer, eins war unklar formuliert, eins war zu billig und klang nach Schulprojekt. Nulogic lag in der Mitte, aber der Berater hat als Einziger bei uns Kaffee getrunken, bevor er Folien gemacht hat. Das hat den Ausschlag gegeben. Heute rufe ich bei technischen Fragen dort an, als wäre es meine eigene IT-Abteilung. Und das kostet einen Bruchteil einer hauseigenen IT.“

Kerstin R., Mit-Inhaberin Hartmann Metallbau (Name geändert)

Was Sie daraus mitnehmen können

1. Eins nach dem anderen. Drei abgegrenzte Bausteine waren machbar. Ein Riesenprojekt wäre gescheitert. Fragen Sie jeden Dienstleister auch, was er Ihnen ausdrücklich nicht verkaufen will.
2. Vorher messen. Ohne die Zahlen von vorher könnten wir heute nicht belegen, dass es funktioniert hat. Schreiben Sie vor dem Start auf: Wie oft passiert X? Wie lange dauert Y? Wie viele Fehler gibt es?
3. Förderung mitrechnen, aber nicht darauf bauen. Digital Jetzt hat die Rechnung erleichtert. Getragen hätte sich das Projekt auch ohne Zuschuss, nach 18 Monaten. Rechnet sich Ihr Vorhaben nur mit Förderung, schauen Sie es sich noch einmal genau an.
4. Die Leute früh ins Boot holen. Ohne den Lageristen hätten wir die falschen Mindestbestände eingestellt. Ohne den Monteur wäre die App im Alltag nicht bedienbar gewesen. Ein Softwareprojekt ändert immer auch, wie ein Betrieb arbeitet.

Passt das zu Ihnen?

Excel-Lager, Durcheinander mit Lieferanten, Stundenzettel auf Papier: Wenn Sie davon etwas aus Ihrem Betrieb kennen, lässt sich bei Ihnen sehr wahrscheinlich Ähnliches einsparen. Wer es gleich genau wissen will, bucht ein Prozess-Audit vor Ort: 1–3 Tage, ab 1.500 €, bei einem Folgeauftrag voll angerechnet.

In einem Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo bei Ihnen Zeit und Geld liegen bleiben.